Boekings- en annuleringsvoorwaarden

Boeking- en annuleringsvoorwaarden KIDD 2024-2025 

De boeking- en annuleringsvoorwaarden van KIDD zijn van toepassing op al het aanbod dat valt onder Kunst is Dichterbij dan je Denkt. Hieronder vallen masterclasses, excursies naar partners en deskundigheidsbijeenkomsten.  

Planning van het KIDD-programma 

Het KIDD-programma vindt plaats gedurende het schooljaar tussen oktober en juli.  

KIDD probeert zoveel mogelijk rekening te houden met de door de school opgegeven voorkeursperiode(n)/data. In sommige gevallen is dit niet mogelijk in verband met de beschikbaarheid van de excursies/masterclass. Hierover zal KIDD communiceren met de school en naar een geschikte oplossing zoeken. 

De school ontvangt uiterlijk in de tweede week van oktober een conceptjaarplanning van het volledige schooljaar. De school is verantwoordelijk voor de controle van de conceptplanning.  

Na verwerking van mogelijke wijzigingen in de planning wordt er een definitieve jaarplanning opgesteld voor de school. De school is verantwoordelijk voor de communicatie hiervan aan alle betrokkenen.  
Na het vaststellen van de definitieve jaarplanning kan alléén na overleg (en om aanvaardbare redenen) door de school worden gewijzigd of geannuleerd. KIDD heeft daarin het laatste woord.   

De definitieve jaarplanning wordt voor de herfstvakantie van ieder schooljaar vastgesteld. 

informeren van het team

De ICC-er van de school is verantwoordelijk voor het informeren van alle teamleden over de verwachtingen en planning van KIDD. Eventueel vervangende leerkrachten worden tijdig geïnformeerd en voorzien van informatie van het geven van de voorbereidende les of praktische informatie. 

De voorbereidende les, masterclass en reflectieles zijn onderdeel van de volledige leerlijn en is ook waar de school zich aan commiteert om in volledigheid te volbrengen.

Het KIDD-team ondersteunt de ICC-er in het informeren van het team en overzichtelijke planningoverzichten.

Annulering en wijzigen van excursies en masterclasses 

Annuleren binnen 10 dagen voor start van de activiteit door de school

Wanneer de school binnen 10 dagen voorafgaand aan een activiteit annuleert die niet verplaatst kan worden (zoals bijvoorbeeld voorstellingen van partners of de KIDD-afsluiting) dan worden de volgende kosten in rekening gebracht aan de school:

• Excursies:  €6,50 per leerling
• KIDD-Afsluiting: €7,50 per leerling
• Masterclass: €150,- per groep

De school ontvangt een separate factuur. Deze kosten kunnen niet worden vergoed uit het Collagebudget. KIDD heeft daarin het laatste woord.  

Annuleren binnen 11-30 dagen voor start van de activiteit door de school

Wanneer de school binnen 30 dagen voorafgaand aan een activiteit annuleert die niet verplaatst kan worden (zoals bijvoorbeeld voorstellingen van partners of de KIDD-afsluiting) dan worden de volgende kosten in rekening gebracht aan de school:

• Excursies:  €4,50 per leerling
• KIDD-Afsluiting: €5,50 per leerling
• Masterclass: €110,- per groep

De school ontvangt een separate factuur. Deze kosten kunnen niet worden vergoed uit het Collagebudget. KIDD heeft daarin het laatste woord.  

Annuleren na het vaststellen van de definitieve planning en met 31+ dagen voor start van de activiteit

Na het vaststellen van de definitieve planning kan er niet meer kosteloos worden geannuleerd. Het KIDD-team zal binnen de mogelijkheden onderzoeken of het mogelijk is om de activiteit te verplaatsen. Activiteiten die niet meer verplaatst kunnen worden (zoals bijvoorbeeld voorstellingen van partners of de KIDD-afsluiting) worden in rekening gebracht bij de school:

• Excursies:  €3,50 per leerling
• KIDD-Afsluiting: €4,50 per leerling
• Masterclass: €90,- per groep

De school ontvangt een separate factuur. Deze kosten kunnen niet worden vergoed uit het Collagebudget. KIDD heeft daarin het laatste woord.  

Redenen voor annuleren

Er kunnen aanvaardbare redenen zijn waarom de school besluit een excursie te annuleren (o.a. sterfgevallen, overmacht, brand). Redenen kunnen nadrukkelijk niet zijn: inspectiebezoek, CITO e.d. KIDD beslist in alle redelijkheid over de aanvaardbaarheid van de reden tot annuleren. KIDD heeft daarin het laatste woord.  

KIDD zal, indien mogelijk, een passend alternatief bieden voor een andere excursie. Indien er geen passend alternatief is of de school deze optie niet aanneemt zal de excursie voor de groep volledig vervallen en de factuur verzonden worden aan de school. KIDD probeert maximaal twee keer tot een passende oplossing te komen.

Als een school besluit een excursie niet te bezoeken dan blijft de school betalingsplichtig. In gevallen waarbij voor KIDD sprake is van onaanvaardbare redenen dan blijft de school betalingsplichtig. De school ontvangt een separate factuur. Deze kosten kunnen niet worden vergoed uit het Collagebudget. In gevallen waarbij sprake is van voor KIDD aanvaardbare redenen worden de kosten niet in rekening gebracht. KIDD heeft daarin het laatste woord.  

Wijzigingen door de school

Na het vaststellen van de definitieve planning kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht in de planning van KIDD. Indien er bij hoge uitzondering de wens tot wijzigen door de school is wordt er uiterlijk 10 dagen voor start van de masterclass contact opgenomen met KIDD. Indien het niet mogelijk is om de wijziging te bewerkstelligen en de masterclass of excursie moet worden geannuleerd zijn bovenstaande annuleringsvoorwaarden van kracht.

Annuleren en/of wijzigingen door KIDD

KIDD heeft het recht om bij onvoorziene omstandigheden een masterclass of excursie eenzijdig te verplaatsen of annuleren.  
In het geval van annulering door KIDD zal er, indien mogelijk, een passend alternatief geboden worden zoals wijzigen of een andere masterclass/excursie. 
Als aanvaardbare redenen worden onder andere aangemerkt optredens van uitvoerende artiesten in het buitenland of radio / tv -optredens, weersomstandigheden en ziekte van de uitvoerder.

Als een excursie wordt geannuleerd zal van geval tot geval door KIDD worden nagegaan in hoeverre de daardoor gedupeerde school eventueel schadeloos kan worden gesteld (bijvoorbeeld voor busvervoer), echter eerst nadat alle partijen niets hebben nagelaten om een inhaalmogelijkheid te bewerkstelligen. KIDD heeft daarin het laatste woord. 

Opzegging van KIDD 

Deelname aan KIDD is per schooljaar opzegbaar en kan niet gedurende het lopende schooljaar worden opgezegd. Deelname aan KIDD wordt automatisch verlengt per schooljaar en bevestigd met een ondertekend contract. Opzegging van KIDD moet uiterlijk met onderbouwde reden vóór juni voorafgaand aan het nieuwe schooljaar kenbaar gemaakt zijn aan het KIDD-team via kidd@bontehond.net en de adviseur van Collage. Het opzeggen van KIDD via of alleen bij de Collage adviseur is geen geldige opzegging van KIDD. 

Privacybeleid KIDD 

KIDD gaat zorgvuldig omgegaan met de privacy van scholen, leerkrachten, aanbieders, partners etc. 

In verband met het opstellen van het KIDD-programma worden er gegevens van diverse aard (waaronder NAW gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen, bestellingen en voornamen van kinderen) over en van scholen, leerkrachten, aanbieders en partners vastgelegd. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Het vastleggen en gebruik van deze persoonsgegevens is beperkt tot informatie die strikt noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden van KIDD. De gegevens worden beveiligd opgeslagen en de toegang daartoe is beperkt.  

Voor het uitsturen van automatische e-mails rondom het KIDD-programma worden de contactgegevens vastgesteld in Planned Culture. De gegevens worden beveiligd opgeslagen en de toegang daartoe is beperkt. 

AVG documentatie 

Tijdens concerten, voorstellingen, exposities en andere openbare activiteiten, maar ook tijdens masterclasses die onder leiding van een kunstenaar op school worden gegeven kan er gefotografeerd worden of kunnen er video-opnames worden gemaakt. Indien deze door KIDD gebruikt worden voor communicatieuitingen wordt er altijd een AVG uitgevraagd bij de school. Indien deze niet door KIDD is uitgevraagd zullen de leerlingen onherkenbaar in beeld worden gebracht.

KIDD is nadrukkelijk niet verantwoordelijk voor beeldmateriaal die door andere partijen dan KIDD worden gemaakt en gebruikt waarbij niet expliciet toestemming is gevraagd bij KIDD.